Bir telefon konuşması, bir müşterinizle, bir tedarikçinizle, sorun çıkaran bir çalışanınızla ya da önemli bir konu içinde yer alan herhangi biriyle yaptığınız bir görüşme esnasında ya da hemen ardından notlar alın. Bu notlar sizin kağıttan izlerinizdir. Bu notlar yapacağınız tartışmalarda, pazarlıklarda, fatura kayıtlarınızı yeniden düzenlerken, tekliflerinizi hazırlamada başvuru kaynağınız olacaktır. Bunlar geçmişte olan bir olayı, özellikle de olayın taraf ya da tarafları artık çevrenizde değilse, yeniden canlandırmak için paha biçilmez fereranslarınız olacaktır.
Anlık notlar sivil mahkemelerde delil olarak kabul edilebilmektedir. Özellikle de üzerlerinde karşı taraf ya da tarafların imza ya da parafları varsa çok daha geçerlidir. Bu notlar genellikle olağan gözlemler ya da önemsiz olaylarla ilgili düşünceler içerir. Bununla birlikte, bir olayla ilgili en önemsiz ayrıntıda bile, notlar size büyük bir güç sağlar. Notların güvenilirliği ve meşruluğunu küçük şeyler, özel durumlar, özel teklifler belirler. Anlık notlarınızın güvenilir olmasını sağlayın.
John Smith işini başarıyla yapan bir marangozdu. İinin tek sahibiydi. Evlere tadilat işleri yapıyordu ve tadilat sırasında kendisinin yapmadığı işler için taşeronlar tutuyordu. Detaylı olarak bir iş defteri tutan, çok dikkatli, düzenli bir adamdı. Defterini vergi ödemelerini kaydetmek, banka hesaplarını düzgün bir şekilde tutmak, verdiği siparişleri takip etmek, mesai saatlerini izlemek için tutuyordu. Defterine, tedarikçilerle, taşeronlarla, bankacılarla, tadilatını yaptığı evinlerin sahipleri ve gayrimenkul işiyle uğraşan kişilerle yaptığı görüşmelerde aldığı notları yazıyordu.
Bir gün bir müşterisi, Smith’in işi anlaştıkları şekilde yapmadığını öne sürerek ödeme yapmayı reddetti. Ödenecek para hayırı sayılır bir mablağdı. Müşteri oldukça varlıklıydı ve bir dava sürecine girildiğinde avukatlara Smith’ten daha fazla para ödeyebileceğinin ve bu sürece Smith’ten daha fazla dayanabileceğinin farkındaydı. Aralarında resmi bir kontrat yoktu. Yalnızca Smith’in verdiği bir ön teklif vardı. Smith müşteriye dava açtı. Smith’in davası mahkemede sekiz ay sonra görülmeye başlandı. Davayı medeni hukuk alanında geniş bir tecrübeye sahip olan bir hakim ele aldı. Smith bir avukata gücünün yetmeyeceğinin farkındaydı ve hakimin bu duruma anlayış göstereceğini umuyordu. Duruşmada avukatlardan bir tanesi Smith’e bir soru sordu. Soruyu cevaplamadan önce, Smith hakime notlarına bakıp bakamayacağını sordu. Oldukça şaşıran hakim, “Not mu tuttun? Ne tür notlar?” diye sordu. Smith hakime tuttuğu defterden bahsetti ve iş ceketinin cebinden kullanılmaktan iyice yıpranmış küçük, siyah bir defter çıkardı. Smith’in kara kaplı defteri, tuttuğu anlık notlar, tüm tadilat masraflarını, müşteriden taleplerini, müşteri tarafından yapılması istenen değişiklikleri, işle ilgili olarak yapılan her şeyi detaylı olarak gösteriyordu. Hakim notları gözden geçirdi ve hepsini delil olarak kabul etti. “Senin sözüne karşılık benim sözüm” tartışması yerine, artık Smith’in delilleri vardı. Mahkemenin sonunda, hakim Smith’in lehine karar vererek, müşteriyi mutabık kalınan ücretten başka, paranın faizini ve mahkeme masraflarını ödemeye mahkum etti.
Bu davayı anında tutulan notlar kazanmıştı.
Reklam sektöründe bir kural vardır: Eğer bir şey yazıya dökülmemişse, yok demektir. Bu kuralı işletmenizde sıkı bir şekilde uygulayın. Önemli e-postaları saklayın. Eğer kanuna uygunsa, yaptığınız toplantıları, bir telefon görüşmesi ya da bir toplantıda önceki ve sonraki düşüncelerinizi banda kaydedin. Karşılıklı bir görüşmede kendi söylediklerinizi banda alın. El yazınızla yazıp gönderdiğiniz notlardan bir nüsha da kendinize ayırıp, bunları dosyalayın. Anlık notlar alıp bunları sakladığınızı hiç kimseye söylemeyin. Eğer bu notlara hiç ihtiyaç duymazsanız ne mutlu size; fakat, ihtiyacınız olursa size büyük kazanç sağlayacaklarını unutmayın. Anlık notlar tutmak, bir küçük işletme sahibinin olmazsa olmazıdır. Gün gelir, bu notlar hayatınızı kurtarır.